Pengertian, Tujuan, Peran, Fungsi Serta Jenis-Jenis Arsip

Istilah arsip tentu sudah tidak asing lagi pada bidang manajemen dan juga administrasi. Namun, apa sih arsip itu?

Apa Pengertian dari Arsip Itu?

Kata arsip diambil dari bahasa Inggris yaitu “archive” yang memiliki arti kumpulan dokumen atau catatan sejarah yang mampu memberikan informasi terkait suatu lembaga, kelompok orang atau tempat tertentu.

Jadi secara umum arsip merupakan sebuah rekaman atau sebuah catatan yang dicetak, diketik atau ditulis dalam bentuk angka, gambar dan huruf yang memiliki arti serta tujuan tertentu.

Arsip juga dapat diartikan sebagai warkat-warkat atau dokumen-dokumen dari suatu badan pemerintah atau swasta yang dinilai berharga untuk disimpan secara permanen sebagai referensi dan penelitian dan disimpan atau dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.

Apa Saja Fungsi dari Arsip?

Pada dasarnya arsip memiliki fungsi sebagai suatu alat informasi dan juga alat bukti yang dapat digunakan di masa yang akan datang.

Arsip dapat dibedakan menjadi dua fungsi, yaitu fungsi primer dan fungsi sekunder, berikut merupakan perbedaannya :

Fungsi Primer Arsip

Fungsi arsip berdasarkan kepentingan disusunnya arsip merupakan sebagai suatu pendukung atas sesuatu yang dilakukannya atau setelah kegiatan pengarsipan tersebut telah selesai, yang mencakup nilai guna hukum, nilai guna administrasi, nilai guna keuangan, dan nilai guna teknologi serta ilmiah.

Fungsi Sekunder Arsip

Fungsi sekunder arsip adalah nilai guna yang diperuntukkan untuk kegunaan bukan untuk pencipta arsip tersebut, nilai guna sekunder ini termasuk nilai guna penginformasian dan pembuktian.

Apa Saja Jenis-Jenis pada Arsip?

Berikut merupakan jenis-jenis arsip :

Arsip Dinamis

Arsip dinamis dapat digunakan secara langsung dalam kegiatan arsip dan pada umumnya arsip dinamis disimpan dalam jangka waktu tertentu. Arsip dinamis biasanya digunakan dalam kegiatan perkantoran dan organisasi.

Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dapat digunakan secara langsung dan sudah habis masa retensinya.

Arsip Aktif

Arsip aktif adalah jenis arsip yang masih digunakan dan masih dibutuhkan dalam suatu penyelenggaraan suatu kegiatan organisasi atau kegiatan administrasi.

Arsip Inaktif

Arsip inaktif merupakan jenis arsip dinamis yang fungsinya sudah mulai menurun nilai dan gunanya.

Arsip Duplikasi

Arsip duplikasi merupakan jenis arsip yang bentuk dan isinya mirip seperti arsip aslinya.

Berikut merupakan penjelasan mengenai pengertian arsip, fungsi arsip dan jenis-jenis arsip. Arsip ini sangat berguna bagi sebuah perusahaan dan sudah seharusnya setiap perusahaan harus memiliki sistem kearsipan yang baik.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Chat WhatsApp
1
Online 24 Jam
Kami sedang online
Butuh bantuan untuk pengetikan, edit, atau pembuatan berbagai jenis dokumen besok langsung jadi? Chat admin sekarang di WhatsApp!