Secara umum, database dapar diartikan sebagai kumpulan tabel yang saling berhubungan (memiliki relasi). Satu database berisi satu kumpulan data. Manfaat database adalah utnuk mengatasi penyusunan dan penyimpanan data. Masalah-masalah yang umum dihadapi adalah sebagai berikut:
1. Redundansi dan inkonsistensi data
Redundansi data terjadi karena tabel yang dibuat dan disusun oleh sistem analis akan memakan waktu serta analisa yang rumit, dimana tabel-tabel tersebut akan diuji dan dicoba oleh database administrator terlebih dulu, kemudian programmer yang akan membuat kode program. Penyimpanan data yang sama dan berulang-ulang di beberapa buah tabel dalam sebuah database yang sama mengakibatkan data tidak konsisten (inkonsistensi data). Juga permasalahan sering kali akan timbul dalam membuat laporan data yang dilakukan oleh seorang databse administrator, dimana data yang disimpan tidak sesuai dengan data yang akan ditampilkan. Masalah ini sering dihadapi di waktu penggabungan beberapa buah tabel di dalam sebuah database yang disebut dengan redundansi data atau data tersebut dibaca berulang-ulang.
2. Kesulitan dalam pengaksesan data
Sering kali terjadi masalah saat dibutuhkan laporan yang diinginkan oleh user, seperti data laporan orderan. Saat ini, belum ada program atau kode yang tertulis untuk mengeluarkan data tersebut ketika terjadi permasalahan. Hal ini akan mengarah kepada database management system, sehingga bahasa yang digunakan sebaiknya familiar agar mudah digunakan dalam melakukan pengembangan aplikasi ke depannya.
3. Isolasi data untuk standarisasi
Data yang tersebar ke dalam beberapa buah tabel dalam bentuk format yang tidak sama, akan menyulitkan bagi seorang database administrator untuk melakukan maintenance data baik dalam penyimpanan data maupun sewaktu menampilkan data tersebut. Permasalahan tersebut dapat dipecahkan dengan cara menyamakan format data dalam sebuah database sehingga database administrator akan mudah dalam melakukan maintenance data. Dapat dibayangkan betapa sulitnya jika data tersebut dibuat dalam satu database SQL Server dan satu lagi dalam MySQL atau dalam bentuk file text atau kode barang di tabel pembelian dengan tipe data varchar dengan ukuran 10 tetapi dalam tabel stok barang kode barang dengan tipe numeric atau dalam permasalahan yang lainnya.
4. Multi User
Multi user digunakan untuk merespon waktu dalam mengambil keputusan dengan cepat dan tepat, dimana beberapa sistem mengijinkan banyak pemakai untuk melakukan maintenance data tersebut. Dalam sistem jaringan komputer saat ini sedang banyak dibutuhkan user untuk membaca, memodifikasi, menghapus, dan menyimpan data dalam sebuah database.
5. Keamanan data
Akses terhadap data sebaiknya tidak diberikan kepada seluruh user (pemakai sistem database). Demi menjaga keamanan data, sebaiknya programmer mengatur siapa saja orang-orang yang berhak diberi akses ke database. Dalam program aplikasi harus ada pengawasan yang biasanya dilakukan oleh administrator bekerja untuk mengawasi jalannya sistem tersebut.
6. Integritas data
Integritas data dapat diartikan sebagai data yang tersimpan dalam sebuah database adalah benar. Dalam hal ini berarti, jika data yang tersimpan tidak benar, maka database tersebut dapat disebut mengalami kehilangan integritasnya. Integritas data menjamin kualitas data dalam database. Property field merupakan cara terumum yang dapat digunakan untuk menjaga integritas data, dimana property field yang paling sederhana adalah tipe dan ukuran data dapat mengontrol jenis ukuran data yang akan dimasukkan. Property field lainnya, yaitu null, dapat mengontrol apakah sebuah data harus diisi atau boleh kosong. Property field lainnya adalah identity yang sering kali dipakai oleh data integer yang berisi data bilangan bulat yang autonumber dimana nilai akan diberi secara otomatis dibuat pada saat data baru ditambahkan dalam sebuah tabel. Cara tersebut sangat berguna untuk memberikan nila unik pada sebuah data.
Konstrain dapat diartikan sebagai sebuah mekanisme untuk membatasi nilai-nilai yang diperbolehkan untuk field dalam tabel. Yang akan diberikan konstrain pada sebuah field, dimana database tersebut harus menjamin kondisi-kondisi berikut.
- Keunikan data.
- Referensial integritas.
- Pemberian nilai default.
- Mengharuskan nilai baru adalah anggota dari sebuah daftar yang telah ditentukan dan harus menentukan pola tertentu.
- Mengharuskan nilai baru berada pada range tertentu.
- Akan membandingkan nilai baru dengan nilai yang lama pada data yang sama.
8. Kebebasan data
Permasalahan yang sering dihadapi pada aplikasi yang telah dibuat dengan Delphi adalah pembacaan data yang sulit untuk bagain gudang untuk field kode gudang, kode barang, harga barang. Solusinya adalah, jika terjadi perubahan dalam struktur tabel gudang maka tipe data tersebut harus diubah. Kemudian dalam program aplikasi kuangan tetapi tetap berhubungan dengan bagian gudang, program yang dipakai adalah program Visual Basic, dimana data yang telah tersimpan harus dapat digunakan kembali dan mengakibatkan terjadinya penggabungan tabel atau database yang ada.