Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi baik itu perseorangan, instansi maupun organisasi. Surat resmi dapat berupa undangan, surat edaran dan surat pemberitahuan. Mempelajari surat resmi merupakan hal penting bagi kamu yang berkecimpung di bidang-bidang yang saya sebutkan tadi, maka dari itu alangkah baiknya jika kamu mengetahui kesalahan apa saja yang sering terjadi dalam penulisan surat resmi.
Berikut 5 (Lima) kesalahan dalam penulisan surat resmi:
1. Kesalahan Penulisan Kepala Surat
Sebaiknya, kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik. Dalam kepala surat tercantum nama kantor, alamat, nomor telepon (apabila ada), nomor kotak pos (apabila ada), nama kantor cabang, nama bankir, bidang usaha dan lambang instansi yang bersangkutan atau logo. Beberapa kesalahan bahasa dalam kepala surat terlihat dalam contoh berikut:
P.T.MAJU MAPAN
Jln. Merdeka Utara 5-Bojonegoro-Bojonegoro-Jawa Timur
PO.Box 60125.Tilp.5.864.238
Kesalahan pertama dalam kepala surat diatas adalah P.T. yang menggunakan tanda titik. Jika singkatan dengan huruf kapital bukan singkatan gelar akademik atau bukan singkatan nama orang, singkatan itu tidak diberi titik. Jadi, singkatan itu harus PT tanpa titik
Kesalahan berikutnya ialah penulisan Jln. yang seharusnya ditulis lengkap Jalan
Pembatas unsur-unsur alamat haruslah tanda koma dan bukan tanda hubung seperti diatas yang benar adalah Jalan Merdek Utara 5, Bojonegoro, Bojonegoro, Jawa Timur
Kata Tilp. harus dituliskan lengkap, Telepon dengan nomor telepon tanpa diberi titik atau spasi, seperti 5.864.238 atau 5 864 238 karena bukan suatu jumlah, tetapi yang benar adalah 5864238. Jadi, penulisan kepala surat yang benar adalah sebagai berikut:
PT MAJU MAPAN
Jalan Merdeka Utara 5, Bojonegoro, Bojonegoro, Jawa Timur
Kotak Pos 60125 Telepon 5864238
2. Kesalahan Penulisan Lampiran
Bagian lampiran tidak selamanya harus dicantumkan apabila misalnya, surat itu tidak melampirkan . Jika bersama surat itu, ada sesuatu yang dilampirkan, apa yang dilampirkannya itu hendaknya ditulis dengan lengkap. Akan tetapi, jika surat tersebut tidak melampirkan barang yang lain, seperti brosur, fotokopi, atau buku, kata lampiran tidka perlu dicantumkan dalam surat, misalnya:
Nomor : 311/U/2021
Lampiran : –
Perihal : Rapat Penilaian
Kata lampiran dicantumkan tanpa memiliki fungsi yang jelas, karena memang surat tidak melampirkan sesuatu, pencamtuman tanda hubung, tanda petik atau angka nol terasa sangat dipaksakan karena sekedar mengisi kekosongan tanpa tujuan yang jelas. Karena tanpa sesuatu yang dilampirkan, kata lampiran tidak harus dicantumkan, seperti perbaikan berikut ini:
Nomor : 311/U/2021
Perihal : Rapat Penilaian
3. Kesalahan Penulisan Tanggal Surat
Dalam surat dinas dan surat niaga, sebelum tanggal surat, tidak dicantumkan kota sebab nama kota itu sudah tercantum dalam kepala surat.
Dalam surat pribadi atau surat dinas yang tidak menggunakan kepala surat, nama kota harus dicantumkan sebelum tanggal surat. Selanjutnya, penulisan tanggal surat hendaknya tanggal, bulan dan tahun ditulis secara lengkap. Tanggal 28 Agustus 2021 tidak disingkat 28 Agu 2021 atau diganti dengan lambang bilangan menurut urutannya, seperti 28-08-2021, tetapi harus ditulis lengkap 28 Agustus 2021
4. Kesalahan Penulisan Alamat Surat
Selain dicantumkan pada sampul surar, alamat surat juga perlu dicantumkan pada lembar surat. Alamat surat hendaknya ditulis dengan jelas, singkat dan lengkap. Penulisan alamat surat yang efisien dan efektif dapat dilakukan dengan aturan-aturan sebagai berikut:
Alamat tidak diawali dengan kata kepada sebab siapapun sudah mengetahui bahwa alamat yang ditulis itu adalah alamat yang dituju. Selain itu, kata kepada berfungsi sebagai kata penghubung intra kalimat yang menyatakan tujuan, sedangkatn alamat surat bukan berupa kalimat, sama halnya dengan alamat pengirim yang tidak perlu menggunakan kata dari
Alamat pada lembar surat ditulis disebelah kiri di antara perihal dan salam pembuka dengan tidak diikuti tanda baca apapun
Kata sapaan seperti Saudara, Bapak, Ibu dan Tuan tidak perlu ditulis didepan gelar, pangkat dan jabatan. Kata sapaan digunakan jika diikuti langsung oleh nama yang dituju.
Contoh alamat surat yang salah:
Kpd Yth.
Bapak Direktur CV Maju Mapan
Jln.Merdeka Utara No.40
BOJONEGORO
Kepada Yth
Bapak Kepala Kantor Wilayah Ditjen Pajak
Provinsi Jawa Timur
Jln.Taman Sari No.12
Surabaya
Kepada Yth.
Bapak Drs.Rizqullazid Muffidin
Manaje Personalia PT Maju Mapan
Jalan Gajah Mada No.127
BOJONEGORO
Kesalahn pada contoh pertama adalah penggunaan kata Kepada dan Bapak. Selain itu, kata jalan hendaknya ditulis lengkap. Nama kota BOJONEGORO tidak perlu ditulis dengan kapital seluruhnya, tetapi hruf awalnya saja yang kapital
Kesalahan pada contoh kedua hampir sama dengan contoh pertama. Garis bawah dan segala tanda baca pada nama kota Surabaya merupakan tanda-tanda yang tidak menambah informasi
Kesalahan pada contoh ketiga juga hampir sama dengan contoh pertama dan kedua. Gelar akademik Drs. tidak perlu didahului kata Bapak. Sebaliknya, kata sapaan Bapak tidak perlu diikuti gelar akademik yang dituliskan didepan nama
Alamat-alamat surat di atas seharusnya ditulis:
Yth. Direktur CV Maju Mapan
Jalan Merdeka Utara No.40
Bojonegoro
Yth. Kepala Kantor Wilayah Ditjen Pajak
Provinsi Jawa Timur
Jalan Taman Sari No.12
Yth. Drs.Rizqullazid Muffidin
Manager Personalia PT Maju Mapan
Jalan Gajah Mada No.127
Bojonegoro.
5. Kesalahan Penulisan Salam Pembuka dan Salam Penutup
Dengan Hormat,
Salam pembuka di atas merupakan contoh salam pembuka yang salah. Salam pembuka seharusnya ditulis dengan huruf kapital pada kata dengan dan tidak menggunakan huruf kapital pada kata hormat kemudian diikuti dengan tanda koma. Jadi penulisan salam pembuka yang benar adalah:
Dengan hormat,
Salam penutup juga memiliki aturan yang sama dengan salam pembuka, yaitu kata hormat harus menggunakan huruf kapital sedangkan kata kami tidak menggunakan huruf kapital kemudian diikuti tanda koma, seperti:
Hormat kami,