Notulen rapat merupakan rangkuman yang berisikan catatan ringkas atau poin-poin penting yang didapat dari sebuah pertemuan. Biasanya, orang yang bertanggung jawab untuk membuat notulen adalah sekretaris. Namun, siapa saja bisa menjadi notulen selama hadir di pertemuan tersebut.
Membuat notulen memang terdengar mudah. Sayangnya, masih ada segelintir orang yang belum tahu cara menulis notulen dengan baik dan benar.
Cara Membuat Notulen Rapat
Dalam notulen, harus termuat beberapa informasi penting dan tersusun secara sistematis. Sebenarnya, tidak ada ketentuan khusus untuk menulis notulen.
Akan tetapi, terdapat beberapa hal penting yang bisa kita jadikan acuan untuk membuat notulen. Berikut ini informasinya.
1. Mencantumkan Tanggal dan Waktu Pertemuan
Sebelum rapat dimulai, pastikan mencatat tanggal dan waktu pertemuan. Hal ini bisa menjadi dokumentasi penting untuk tim.
Meskipun begitu, kita tidak perlu mencatat setiap menit pertemuan dengan detail. Poin pentingnya, informasi terkait tanggal dan waktu pertemuan relevan.
2. Mencatat Tujuan Rapat
Salah satu hal penting yang harus terdapat dalam notulen rapat adalah tujuan mengapa rapat tersebut diselenggarakan. Tujuan harus bersifat jelas dan sesuai dengan permasalahan yang dibahas dalam rapat.
Dalam sebuah pertemuan, semua peserta harus mengerti dan memahami tujuan tersebut, sehingga dapat mengikuti jalannya rapat dengan baik. Pemimpin rapat juga lebih mudah mengambil keputusan.
Biasanya, para notulensi profesional akan mengatur template. Hal ini dapat membantu notulensi untuk memandu atau memberikan arahan selama rapat berlangsung.
3. Rincian Kegiatan dan Delegasi
Jika dalam rapat terdapat perencanaan, maka cantumkan ke notulen siapa saja pihak yang bertanggung jawab terhadap tugas-tugas tersebut. Jangan lupa pula untuk menulis proses delegasinya.
Misalnya, detail tentang proyek, apa saja kegiatannya, deadline kegiatan, hingga kepada siapa tim akan bertugas. Dengan catatan kegiatan dan delegasi yang detail, akan membantu peserta rapat mengetahui semua informasi. Begitu pula dengan tim atau pihak yang tidak hadir.
4. Catat Semua Keputusan Penting
Notulen rapat yang baik tentu saja harus merangkum semua keputusan penting. Selain keputusan penting, kita juga bisa mencantumkan masukan atau ide-ide dari peserta rapat, gambaran kedepannya dan lainnya sebagainya.
Keputusan final harus diketahui oleh semua orang yang berkaitan, maka dari itulah jangan sampai ada yang terlewat. Tak lupa pula untuk menyampaikan informasi tentang pertemuan selanjutnya yang akan diadakan kembali.
5. Cantumkan Nama Peserta yang Hadir
Mungkin terlihat sepele, tetapi nama peserta yang hadir dalam rapat juga tak kalah penting untuk kita cantumkan ke dalam notulen. Melalui catatan nama peserta ini, kita bisa tahu siapa saja anggota yang bisa hadir dan tidak. Tak ada salahnya untuk mencatat nama lengkapnya supaya tidak ada kekeliruan.
Itulah tadi tips sederhana untuk membuat notulen rapat yang baik dan benar. Semoga informasi ini bermanfaat.