Dokumen penting seharusnya tidak disimpan secara serampangan.
Namun, sudahkah kita mengamankannya dengan teliti dan tepat?
Urgensi utama dari menyimpan dokumen penting adalah menjaga kerahasiaan data berharga.
Informasi yang mungkin kita remehkan seperti tanggal lahir dan tingkat pendidikan sejatinya bisa diperjualbelikan dengan harga yang mahal.
Berita-berita semacam pencurian dan transaksi data ilegal makin marak belakangan, sehingga kita harus menyikapinya dengan penuh kewaspadaan.
Jika tidak waspada dan bijak, data kita rentan tercuri dan ada berbagai kerugian besar di baliknya.
Berbagai berkas seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Izin Mengemudi (SIM), Kartu Keluarga (KK), dan akta kelahiran merupakan contoh dokumen penting yang hampir pasti kita semua miliki.
Amankanlah berkas-berkas tersebut dengan enam cara sederhana yang pasti berguna berikut ini.
Lakukan Pengelompokkan
Jenis-jenis dokumen penting sangatlah beragam dan bisa jadi memusingkan untuk disimpan.
Ada dokumen khusus berkaitan dengan identitas pribadi, lalu ada yang khusus terkait kepemilikan aset uang maupun benda, kemudian ada juga yang sifatnya merupakan perjanjian kepentingan bisnis atau semacamnya.
Wah, bayangkan betapa ruginya kita bila langsung menggabungkan semuanya jadi satu.
Tiap kali mau mencari satu dokumen, kita harus membongkar seisi tumpukan tebal dan boros waktu untuk kembali menatanya seperti semula.
Oleh karenanya, sangat disarankan untuk menyimpan dokumen dengan melakukan pemilahan sesuai jenisnya.
Bedakan Sesuai Nilai Pentingnya
KTP dan ijazah Sekolah Dasar (SD) sama-sama termasuk dokumen penting.
Hanya saja, keduanya belum tentu memiliki nilai guna yang sama besarnya bagi kita.
Untuk teman-teman mahasiswa, ijazah SD tentu jauh kalah penting dibanding KTP.
Kendati begitu, apakah ijazah SD menjadi bisa disimpan secara serampangan? Oh, pasti tidak seperti itu!
Ijazah SD dan KTP haruslah disimpan dengan benar-benar aman, namun kita perlu menerapkan skala prioritas.
Skala prioritas dalam mempermudah proses kita dalam menyimpan dan menggunakan semua dokumen penting yang kita miliki.
Pemakaian ijazah SD umumnya tidak seintens KTP bagi kebanyakan dari kita, sehingga kita bisa menyimpan ijazah SD di tempat yang jarang dikunjungi.
Gandakan Semuanya dengan Fotokopi!
Rusaknya sebuah dokumen penting adalah musibah yang bisa terjadi kapan saja.
Beragam faktor pemicunya bisa berupa kebakaran gedung, kecelakaan, ketinggalan, dan banyak lagi.
Lantas, adakah solusi preventif yang bisa mempermudah kita ketika mengalami kerusakan dokumen penting?
Solusi utamanya adalah dengan menggandakannya melalui fotokopi tercetak.
Memfotokopi ulang merupakan cara sederhana yang tergolong murah dan pasti manjur.
Manfaatnya bukan sebatas mempermudah proses pembuatan ulang dokumen penting, namun gandaan fotokopi itu sendiri pun sudah lazim menjadi sebuah dokumen penting.
Beragam pengurusan dan administrasi masa kini membutuhkan gandaan fotokopi, sehingga alangkah bijaknya bila kita menyiapkannya sejak jauh-jauh hari.
Foto dan Simpan ke Gawai
Cara menyimpan dokumen penting yang berikutnya adalah dengan memasukkannya ke gadget (gawai).
Di sini, caranya tentu bukan dengan memotong atau melipatnya hingga muat masuk ke dalam casing gawai.
Penyimpanan bisa kita lakukan melalui memotretnya memakai kamera atau scanner.
Bila sudah terpotret, dokumen penting akan memiliki gandaan dalam bentuk berkas digital.
Berkas digital itulah yang nantinya perlu kita simpan ke handphone atau komputer.
Pastikan gawai yang memuat berkas digital tersebut tidak bisa diakses oleh sembarangan orang, guna mencegah perampokan data.
Milikilah Almari Anti-Maling
Barang pengaman dokumen penting yang sangat-sangat bermanfaat dan wajib digunakan adalah almari anti-maling.
Almari anti-maling sederhananya adalah lemari yang memiliki tingkat keamanan tinggi dan tidak mudah untuk dipindah-pindah, apalagi dibobol oleh orang asing.
Lemari anti-maling cukup terjangkau karena banyak dijual dengan harga yang beragam di pasaran, e-commerce, maupun marketplace.
Pilihlah lemari yang memang sesuai kebutuhan dan kesanggupan diri kita.
Lalu, manfaatkanlah lemari tersebut dengan sebijak dan sehandal mungkin.
Kendati membantu, pengamanan dokumen pada akhirnya tetap kembali pada perilaku bijak dari diri kita selaku pemiliknya.
Ajak Orang Terpercaya untuk Mengingatkan
Bayangkan sepasang suami istri saling tidak mempedulikan privasi data yang dimiliki oleh masing-masing diri mereka.
Ketika suami kehilangan KTP, sang istri menjadi tidak berdaya untuk memberikan bantuan yang signifikan dan solutif.
Penting sekali bagi kita untuk memiliki orang kepercayaan yang bisa membantu mengingatkan letak dan cara kita menyimpan dokumen penting.
Dengan saling mengingatkan, pundak kita menjadi lebih ringan dalam menyimpan dokumen-dokumen penting.
Catatan pentingnya, orang yang kita percaya haruslah benar-benar amanah dan loyal.
Gawat kiranya orang tersebut ingkar janji dan justru berbalik menikam dari belakang dengan mencuri beragam privasi data yang sudah kita percayakan.
Suka dengan artikel ini? Yuk bagikan ke yang lain!
Baca juga:
- 5 Tanda Butuh Jasa Translate Dokumen, Mana yang Anda Rasakan?
- Jasa Panggilan Pengetikan dan Pembuatan Dokumen di Jabodetabek
- 3 Cara Efektif Pengubah Suara Menjadi Teks Dokumen di PC
