Kantor adalah tempat dilaksanakannya kegiatan-kegiatan yang menyangkut penanganan informasi, mulai dari pengumpulan, penerimaan, penyimpanan, pengolahan dan penyebaran informasi.
Pengertian Tata Ruang Kantor
Menurut Sedarmayanti (2009), tata ruang kantor dapat dinyatakan sebagai penataan dan penataan seluruh mesin kantor, peralatan kantor dan perabot kantor pada lokasi yang sesuai, sehingga karyawan dapat bekerja dengan leluasa, baik dan nyaman sehingga tercapainya efisiensi kerja.
Tata ruang kantor merupakan penyiapan peralatan dan perlengkapan kantor yang paling praktis dan efisien, sehingga para pegawai di kantor merasa nyaman, senang dan bebas dalam bekerja, sehingga tercapai tujuan perusahaan dengan biaya yang paling murah.
Tujuan Tata Ruang Kantor
Tujuan tata ruang kantor tentu bukan tanpa alasan, namun setiap organisasi dan perusahaan yang menerapkan tata ruang kantor yang baik memiliki tujuan yang sama yaitu meningkatkan efisiensi kerja karyawan.
Tujuan lain dari tata ruang kantor yang baik adalah sebagai berikut :
- Ruangan dapat dioptimalkan sebaik mungkin
- Pelayanan yang dibutuhkan akan selalu tersedia
- Melakukan pengawasan terhadap para karyawan
- Integrasi antar karyawan dapat tercapai
- Memperlancar komunikasi antar karyawan
- Mempermudah mobilitas tiap-tiap karyawan
- Mengurangi kegaduhan atau kebisingan selama bekerja
- Memberikan kenyamanan, keamanan dan kebebasan tiap pekerjanya.
Manfaat Tata Ruang Kantor
Manfaat dari tata ruang kantor yang baik sangatlah banyak, diantaranya adalah sebagai berikut :
- Mencegah pemborosan waktu dan tenaga karyawan karena berjalan bolak-balik yang sebetulnya tidak efisien untuk dilakukan
- Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan bagi karyawan.
- Memungkinkan pemakaian suatu ruang kerja secara efisien dan efektif karena dalam suatu luas tertentu dapat dipergunakan semaksimal mungkin oleh karyawan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
- Mencegah para karyawan yang berada pada bagian lain terganggu oleh salah satu pihak yang akan menemui suatu bagian tertentu.
Prinsip Tata Ruang Kantor
Prinsip-prinsip dari tata ruang kantor adalah sebagai berikut :
- Pekerjaan harus mengalir secara terus menerus
- Fungsi yang berhubungan dan sama haruslah diletakkan berdekatan
- Pengaturan perkakas akan membuat pengawasan lebih mudah
- Jangan dibuat permanen, agar fleksibel apabila terjadi perubahan
- Harus ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan
- Pekerjaan yang berpotensi menimbulkan suara gaduh harus dijauhkan dari yang lainnya
- Ruang pimpinan diletakkan di tempat yang tenang karena pimpinan membutuhkan lebih banyak fokus
- Pengaturan tata letak dapat membuat jarak tempuh karyawan lebih pendek sehingga menghemat banyak tenaga
8 poin di atas berarti harus menjadi perhatian bagi seluruh pihak yang berada dalam perusahaan karena hal tersebut nantinya akan menjadi satu hal yang penting untuk menunjang dari keseluruhan kinerja perusahaan.